एम एस एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग | Conditional Formatting in MS Excel
एम एस एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग | Conditional Formatting in MS Excel
कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) एम एस एक्सेल का एक बेहतरीन फीचर है, जो आपको अपनी शीट में डेटा के आधार पर स्वचालित रूप से फॉर्मेटिंग करने की सुविधा देता है। इसका मतलब है कि आप कुछ नियम (Conditions) सेट कर सकते हैं, और अगर वो शर्तें पूरी होती हैं तो आपकी शीट का डेटा स्वचालित रूप से बदल जाएगा। इससे डेटा को अधिक समझने योग्य और आकर्षक बनाया जा सकता है।
आइए जानते हैं कंडीशनल फॉर्मेटिंग के बारे में और इसे एम एस एक्सेल में कैसे इस्तेमाल किया जा सकता है।
1. कंडीशनल फॉर्मेटिंग क्या है? | What is Conditional Formatting?
कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक ऐसा टूल है, जो आपको अपनी डेटा शीट में कुछ विशेष नियमों के आधार पर सेल्स, टेक्स्ट या डेटा की उपस्थिति को स्वचालित रूप से बदलने की अनुमति देता है। इस प्रक्रिया के दौरान, आप विभिन्न रंगों, फॉन्ट्स, और बॉर्डर्स का उपयोग करके डेटा को हाइलाइट कर सकते हैं, ताकि डेटा में महत्वपूर्ण बदलाव तुरंत दिखाई दें।
उदाहरण के तौर पर, आप "बिक्री राशि" वाले कॉलम को इस तरह से फॉर्मेट कर सकते हैं कि यदि बिक्री 1000 रुपये से अधिक हो तो उसे हरा रंग मिले, और यदि वह 500 रुपये से कम हो तो लाल रंग दिखे।
2. कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए कदम | Steps to Apply Conditional Formatting
कदम 1: डेटा का चयन करें | Select the Data
सबसे पहले उस डेटा को चुनें, जिस पर आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप "बिक्री राशि" कॉलम में कंडीशनल फॉर्मेटिंग करना चाहते हैं, तो उस कॉलम को पूरी तरह से चयनित करें।
कदम 2: कंडीशनल फॉर्मेटिंग मेनू खोलें | Open the Conditional Formatting Menu
- Home टैब पर जाएं।
- Styles सेक्शन में, आपको Conditional Formatting का ऑप्शन मिलेगा। इस पर क्लिक करें।
कदम 3: फॉर्मेटिंग का प्रकार चुनें | Choose the Type of Formatting
कंडीशनल फॉर्मेटिंग के कई विकल्प होते हैं, जिनमें से कुछ प्रमुख हैं:
- Highlight Cell Rules: इस विकल्प से आप विशेष डेटा को हाइलाइट कर सकते हैं जैसे, "Greater Than", "Less Than", "Between" आदि।
- Top/Bottom Rules: इसका उपयोग सबसे बड़े या सबसे छोटे मानों को हाइलाइट करने के लिए किया जाता है।
- Data Bars: यह डेटा के भीतर बार्स जोड़ता है, जिससे आप डेटा के आकार को आसानी से देख सकते हैं।
- Color Scales: यह सेल को रंगों के आधार पर फॉर्मेट करता है, जैसे कि ज्यादा और कम मानों को विभिन्न रंगों में दिखाना।
- Icon Sets: इस विकल्प में आप विभिन्न आइकन्स का उपयोग कर सकते हैं जैसे तीर, ध्वज आदि, जो डेटा के ट्रेंड्स और पैटर्न्स को दिखाते हैं।
कदम 4: कंडीशनल फॉर्मेटिंग कस्टमाइज़ करें | Customize the Formatting
जब आप एक विकल्प का चयन कर लेते हैं, तो आपको एक डायलॉग बॉक्स मिलेगा, जहां आप अपनी कंडीशनल फॉर्मेटिंग के नियम सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "Greater Than" ऑप्शन का चयन करते वक्त आप उस मान को सेट कर सकते हैं, जिसके ऊपर डेटा को हाइलाइट करना है, और रंग चुन सकते हैं।
3. कंडीशनल फॉर्मेटिंग के प्रकार | Types of Conditional Formatting
1. Highlight Cell Rules
इसमें आप ऐसे नियम सेट कर सकते हैं जो विशेष शर्तों के अनुसार सेल्स को हाइलाइट करते हैं।
- Greater Than / Less Than: इस विकल्प का उपयोग करके आप किसी विशेष मान से बड़े या छोटे मान को हाइलाइट कर सकते हैं।
- Between: इस विकल्प का उपयोग तब किया जाता है जब आप दो मानों के बीच के डेटा को हाइलाइट करना चाहते हैं।
- Equal To: इसका उपयोग एक समान मान को हाइलाइट करने के लिए किया जाता है।
2. Top/Bottom Rules
यह विकल्प आपको सबसे बड़े और सबसे छोटे मानों को हाइलाइट करने की अनुमति देता है।
- Top 10 Items: यह सबसे बड़े 10 मानों को हाइलाइट करता है।
- Bottom 10 Items: यह सबसे छोटे 10 मानों को हाइलाइट करता है।
3. Data Bars
यह डेटा के भीतर बार्स जोड़ता है, ताकि डेटा के आकार को आसानी से समझा जा सके। यह विशेष रूप से उपयोगी होता है जब आप किसी डेटा के पैटर्न्स या वृद्धि को विजुअली प्रदर्शित करना चाहते हैं।
4. Color Scales
यह सेल्स को रंगों के आधार पर फॉर्मेट करता है। उदाहरण के लिए, आप लाल से हरे रंग तक का स्केल सेट कर सकते हैं, जहां लाल रंग सबसे कम मान को और हरा रंग सबसे उच्च मान को दर्शाता है।
5. Icon Sets
यह विकल्प आइकन्स का उपयोग करता है जैसे तीर, ध्वज, या बैरोमीटर, जो डेटा के ट्रेंड्स और पैटर्न्स को दर्शाते हैं।
4. कंडीशनल फॉर्मेटिंग को हटाना | Removing Conditional Formatting
यदि आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग को हटाना चाहते हैं, तो आपको निम्नलिखित कदम उठाने होंगे:
- उस डेटा रेंज को चुनें जिस पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू है।
- Home टैब में Conditional Formatting पर क्लिक करें।
- Clear Rules पर जाएं और Clear Rules from Selected Cells पर क्लिक करें। इससे कंडीशनल फॉर्मेटिंग पूरी तरह से हट जाएगी।
5. कंडीशनल फॉर्मेटिंग के लाभ | Benefits of Conditional Formatting
1. डेटा को आकर्षक बनाना | Makes Data Attractive
कंडीशनल फॉर्मेटिंग डेटा को अधिक आकर्षक बनाती है और इसे देखने में आसान बनाती है। रंगों और आइकन्स का उपयोग करके आप महत्वपूर्ण डेटा को हाइलाइट कर सकते हैं।
2. डेटा में पैटर्न्स और ट्रेंड्स पहचानना | Identifies Patterns and Trends
यह किसी भी प्रकार के डेटा पैटर्न्स और ट्रेंड्स को पहचानने में मदद करता है, जैसे बिक्री में वृद्धि, खर्चों में कमी, या छात्रों के परिणामों में बदलाव।
3. निर्णय लेने में मदद | Helps in Decision Making
कंडीशनल फॉर्मेटिंग डेटा के महत्वपूर्ण हिस्सों को हाइलाइट करके निर्णय लेने में मदद करती है। यह उपयोगकर्ता को तेजी से निर्णय लेने में सक्षम बनाती है।
4. जटिल डेटा को सरल बनाना | Simplifies Complex Data
कंडीशनल फॉर्मेटिंग जटिल डेटा को सरल और समझने योग्य बनाती है, जिससे आपको बड़ी आसानी से महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त होती है।
निष्कर्ष | Conclusion
एम एस एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक शक्तिशाली टूल है जो डेटा को विज़ुअली आकर्षक बनाने के साथ-साथ उसे समझने में भी मदद करता है। इसका उपयोग करके आप अपने डेटा को प्रभावी ढंग से प्रस्तुत कर सकते हैं और महत्वपूर्ण पैटर्न्स को आसानी से पहचान सकते हैं। कंडीशनल फॉर्मेटिंग के विभिन्न प्रकारों का सही उपयोग करके आप अपने डेटा को और अधिक प्रभावी बना सकते हैं।
क्या आपने कभी कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग किया है?
आपको इसका कौन सा तरीका सबसे ज्यादा पसंद आया? हमें कमेंट में बताएं।
कोई टिप्पणी नहीं
आपको हमारी वेबसाइट / ब्लॉग के लेख कैसे लगे इस बारे में कमेंट के माध्यम से बताएं